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Online Events planen – so gelingt’s

2020 war ein außergewöhnliches und sehr prägendes Jahr, gerade für die Veranstaltungsbrache: Messen, Kongresse und Events aller Art müssen ausfallen, Menschen bleiben zu Hause und gehen auf Distanz. Veranstalter und Künstler müssen neue Lösungen finden, um gerade in dieser schweren Zeit verbunden zu bleiben und besondere Momente zu schaffen. Eine langfristige Alternative zu Live Veranstaltungen sind Online Events, die über Videokonferenz-Tools stattfinden und den größtmöglichen Schutz für alle bieten. Diese virtuellen Veranstaltungen sind nicht nur für Online Messen, Tagungen oder Kickoff Veranstaltungen über das Internet möglich, sondern auch für digitale Weihnachtsfeiern, Team Events oder ein einfaches digitales Zusammentreffen von Kollegen, die nur im Home Office sind. Wie aus einer Offline Veranstaltung problemlos ein Online Event wird, erfährst du hier.

Was sind Online Events?

Bei Online Events handelt es sich um Veranstaltungen, die nicht wie gewöhnliche Präsenzveranstaltungen mit vielen Teilnehmer an einem Ort stattfinden, sondern virtuelle Veranstaltungen, bei der viele einzelne Teilnehmer eine Veranstaltung und ihre Inhalte online erleben. Dabei kann es sich um verschiedene Arten von Veranstaltungen handeln, die bspw. mithilfe von Videokonferenz-Tools abgehalten werden können: Konferenzen, Jahresauftaktveranstaltungen, Online Schulungen, Kickoffs oder jede Art von virtuellen Meetings. Wie bei Offline Events auch, ist das vorher festgelegte Ziel von Online Events genauso wichtig für das Konzept, den Aufbau und die Durchführung der Veranstaltung.

Unterschiede zu Offline Veranstaltungen

Von der Planung her sind beide Arten von Events grundlegend identisch. Ziel, Zielgruppe, Marketing und Erfolgskontrolle werden sowohl für Veranstaltungen, die online als auch offline stattfinden festgelegt. Unterschiede finden sich eher in den Details der Organisation. Es werden keine Eventlocations benötigt, dafür aber Videokonferenz-Tools. Auch lästige Anreisen und Übernachtungen fallen durch virtuelle Veranstaltungen, an denen man von nahezu jedem Ort mit Internet teilnehmen kann, weg. Dafür benötigt man allerdings ein wenig technische Unterstützung, die in den meisten Fällen vorhanden ist: Ein Computer inkl. Mikrofon und Webcam (die sowieso meist in Laptops integriert sind) und eine Internetverbindung. Selbstverständlich kann auch ohne Webcam am Event teilgenommen werden. Zu guter letzt sollte an einen Moderator oder Referenten gedacht werden, der die Technik ebenfalls beherrscht. Auch ein Ausklang nach einer Konferenz bspw. muss bei einer virtuellen Veranstaltung anders geplant werden als in der Live Version.

Vor- und Nachteile von Online Events

Jedes Format bringt unterschiedliche Vor- und Nachteile mit sich. Veranstaltungen die digital stattfinden z.B. bringen praktische Eigenschaften mit sich. Einige Vorteile davon findest du hier:

  • Budgetfreundlich
  • Wenig personeller Aufwand
  • Örtlich flexibel
  • Breitere Zielgruppe
  • Nahezu unbegrenzte Teilnehmerzahl

Natürlich können virtuelle Events Veranstaltungen, die vor Ort stattfinden nicht gänzlich ersetzen und bringen einige Nachteile mit sich:

  • Nicht alle Branchen können Online Events nutzen
  • Sympathie und Vertrauen werden über persönlichen Kontakt besser transportiert
  • Nicht jede Zielgruppe ist internetaffin und online unterwegs
  • Virtuelle Veranstaltungen sind durch die Zeit vorm Bildschirm anstrengender

Grundlagen für Online Events

Das Ziel

Der wichtigste Aspekt für ein erfolgreiches (Online) Event ist das verfolgte Ziel. Dies kommt oft zu kurz und wird nicht ausführlich hinterfragt. Dabei geht es darum, genau festzulegen, was genau du mit der geplanten Veranstaltung erreichen möchtest. Das Ziel kann zum einen die Lead-Generierung sein, die Mitarbeitermotivation bei Kickoff Veranstaltungen oder ein einfaches Zusammentreffen von Mitarbeitern im digitalen Raum. Je nach Typ der Veranstaltung, sollte also das richtige Ziel festgelegt werden, auf welches die komplette weitere Planung und Ausführung des Online Events ausgelegt ist.

 

Das Konzept

Resultierend aus den Zielen muss ein passendes Konzept für die Online Veranstaltung erarbeitet werden – sowohl für virtuelle Events als auch für Live Events. Anhand des Konzepts wird der Charakter der Veranstaltung festgelegt, z.B. ob es sich um eine Tagung handelt oder ein Networking-Event. Anschließend können Fragen zur Technik geklärt werden, welche Software bspw. genutzt werden soll und wie die Teilnehmer einbezogen werden können. Ebenfalls ist ein gut erarbeitetes Konzept notwendig, um überhaupt Marketing für die Veranstaltung zu betreiben. Auf welchen Plattformen kann das Event beworben werden? Wie kann ein Veranstaltungs-Newsletter aussehen? Auf welchem Weg können Teilnehmer sich für das Event anmelden und wann werden Einladungen verschickt?

 

Die Zielgruppe

Nicht zu kurz kommen sollte ebenfalls die Ausrichtung an die richtige Zielgruppe. Dabei sollte bedacht werden, dass nicht jede Altersgruppe internetaffin ist und problemlos von offline auf online Events wechseln kann. Hierbei ist es wichtig, die Veranstaltung an die Fähigkeiten der Zielgruppe anzupassen oder die Vorgehensweise möglichst einfach zu erklären, um auch wirklich jeden Teilnehmer perfekt vorzubereiten. Das geht am besten mit einer kurzen Anleitung, die mit den Einladungen verschickt werden kann.

Planen von Online Events

Sind die Grundlagen für Online Events erstmal durchdacht und die Basis festgelegt, kann mit der konkreteren Planung begonnen werden. Um hier den Überblick zu behalten, kannst du diese Schritt-für-Schritt-Anleitung nutzen.

 

1. Schritt: Das richtige Tool

Abhängig von der Teilnehmerzahl und der Art des Online Events gibt es hier unterschiedliche Möglichkeiten, die alle Vor- und Nachteile mit sich bringen. Die beliebtesten Anwendungen sind Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex, Skype, Go To Meeting und natürlich noch viele weitere. Um das richtige Tool zu finden, kannst du dir folgende Fragen stellen:

  • Wie viele Personen nehmen voraussichtlich am virtuellen Event teil
  • Benötigen alle Teilnehmer eine Benutzerlizenz oder nur der Moderator?
  • Sollen Teilnehmer sich selbst stummschalten und die Stummschaltung wieder aufgeben können?
  • Sollen die Teilnehmer interaktiv an der Veranstaltung teilnehmen können?
  • Wie soll das Layout für die Teilnehmer und den Moderator aussehen?

Microsoft_Teams_Logo

2. Schritt: Eine spannende Agenda

Anders als bei Veranstaltungen, die vor Ort stattfinden, sitzen die Teilnehmer von virtuellen Events eine längere Zeit vor dem Bildschirm, was viele als etwas anstrengend empfingen. Um hier etwas Abhilfe zu schaffen, sollte zu Beginn der Veranstaltung mit einer spannenden Agenda das Interesse geweckt werden. Dabei sollte unbedingt beachtet werden, dass kein Vortrag über 30 Minuten dauert und ausreichend Pausen eingeplant werden, die klar kommuniziert werden. Des Weiteren sollte das Online Event nicht überfrachtet werden, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nicht zu belasten. Bei vielen Inhaltspunkten sollte deshalb darüber nachgedacht werden, das virtuelle Event auf mehrere Termine aufzuteilen. Außerdem spielt Interaktion eine wichtige Rolle, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten. Um den Inhalt etwas interaktiver zu gestalten und die Atmosphäre etwas zu lockern, können ein Quiz- oder Umfragefunktionen, oder Überraschungen wie virtuelle Zaubershows von Dan Berlin genutzt werden, um Teilnehmer einzubinden. Auf diese Weise ist automatisch für mehr Spaß und Unterhaltung gesorgt und das Event wirkt für alle kurzweiliger. Damit diese interaktiven Momente und den Inhalt des Online Events den Teilnehmern deutlich gemacht werden, sollte auf einen Moderator, der durch die Veranstaltung leitet, nicht verzichtet werden. 

 

3. Schritt: Das richtige Marketing (optional)

Wie bereits erwähnt, ist das richtige Marketing für erfolgreiche Online Events eine gute Möglichkeit, um die Zahl der Teilnehmer zu steigern und diese daran zu erinnern, dass die Veranstaltung überhaupt stattfindet. Zuerst sollte an bereits bestehende Kunden und Interessenten gedacht werden, welche mit einem Newsletter bzw. einer Einladung auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht werden können. Dabei sollten diese E-Mails möglichst individuell gestaltet werden, um den Empfänger optimal einzubeziehen. Um weitere potentielle Teilnehmer zu erreichen, kann auch auf Werbeanzeigen zurückgegriffen werden. Diese können beispielsweisen in Google, in Sozialen Netzwerken oder auf Veranstaltungswebsites angezeigt werden. Außerdem können ebenfalls Influencer aus der Branche oder die Medien dafür genutzt werden, um deine Zielgruppen zu erreichen. Zuletzt sollte unbedingt an eine Erinnerungsmail gedacht werden, um die Teilnehmer einige Tage vor dem Online Event noch einmal auf die Veranstaltung hinzuweisen und ggf. Login-Daten und genauere Vorgehensweisen mitzuteilen.

 

4. Schritt: Die Generalprobe

Damit das Online Event am terminierten Tag möglichst reibungslos abläuft, sollte der Ablauf unbedingt (spätestens einen Tag) vorher, geübt werden. Dabei geht es zum einen um die richtige Einstellung der Technik und das nötige Setup und zum anderen auch um den Inhalt. Es sollte jeder Tagespunkt durchlaufen werden, um inhaltliche Wiederholungen, Widersprüche oder Unklarheiten zu vermeiden und dabei noch genügend Zeit für Fragen einkalkuliert werden. Bei Präsentationen sollten mit dem Moderator vorab der Einsatz genau durchgesprochen und ausreichend Pausen eingeplant werden. Hierfür kann ein Ablaufplan hilfreich sein, der den genauen Einsatz festlegt. Außerdem kann es sinnvoll sein, ein IT-Team oder jemanden mit guten Computer-Kenntnissen als Support für die Teilnehmer und den Moderator bereitzuhalten, denn auch bei den am besten geplanten Veranstaltungen kann die Technik mal streiken. Im Hinblick auf die Zeit sollte lieber zu viel Zeit eingeplant werden als zu wenig. Zu guter Letzt solltest du am Schluss des Online Events noch Zeit für hilfreiches Feedback-Bögen der Teilnehmer einplanen, die im Vorfeld bereits erstellt werden.

Tipps für erfolgreiche Online Events

Steht die Planung erst einmal und klappt die Generalprobe ohne Probleme, sollte einem erfolgreichen Online Event nichts im Wege stehen. Damit auch wirklich alles reibungslos läuft, gibt es hier noch einige Tipps, besser auf das digitale Event vorbereitet zu sein und um Probleme während der virtuellen Veranstaltung zu verhindern:

  • Interaktive Programmpunkte: 
    Ganz wichtig für ausreichend Ablenkung während der Zeit vor dem Bildschirm ist, die Teilnehmer aktiv miteinzubeziehen. Das kann z.B. am besten durch eine Showeinlage von Dan Berlin als Magier mit integrierten Botschaften sein. Das sorgt nicht nur für viel Gesprächsstoff, lockert die Stimmung und stärkt durch geschickte Tricks das Teambuilding.
  • Moderator: Der Moderator sollte bereits zu einem frühen Zeitpunkt gesucht und angefragt werden, da gute Moderatoren in der Regel schnell ausgebucht sind – trotz Corona. Er bildet das verbindende Element zwischen dem Programm und den Teilnehmern. Gerade ein magischer Moderator wie Dan Berlin kann hier bei den Teilnehmern punkten und das Event zu etwas ganz Besonderem machen.
  • Einladung: Um mehr Teilnehmer zu erreichen, lohnt es sich, bereits bestehende Kunden und Geschäftskontakte über das Online Event zu informieren. Ein guter Weg dies zu tun, ist über Netzwerke wie Xing oder LinkedIn.
  • Einweisung: Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass die Teilnehmer des Online Events eingewiesen werden, da sich nicht alle gut genug mit dem Umgang der Technik auskennt. Dafür kannst du eine Kurzanleitung im Vorfeld verschicken oder auch die ersten Seiten einer Präsentation benutzen.

Du möchtest mehr über erfolgreiche Online Events erfahren oder suchst einen magischen Moderator für dein Event? Dann kontaktiere Dan Berlin jetzt persönlich!